Chữ ký số là một thiết bị thường thấy của mỗi một doanh nghiệp khi thực hiện công việc kê khai thuế hay ký kết hợp đồng. Vậy chữ ký số là gì, tại sao sao các công ty cần phải sử dụng chữ ký số doanh nghiệp? Chữ ký số mang lại những lợi ích gì cho người dùng? Nên mua chữ ký số ở đâu để đảm bảo uy tín, giá tốt. Chúng tôi xin mời Quý khách hàng theo dõi bài viết dưới đây để nắm rõ thông tin chi tiết nhất nhé!
1. Giới thiệu tổng quát về chữ ký số
Định nghĩa của chữ ký số
Chữ ký số hay còn được gọi là chữ ký điện tử, token …Có rất nhiều góc độ để định nghĩa về chữ ký số, nhưng xét ở dưới góc góc độ doanh nghiệp thì đây là một thiết bị mã hóa có chứa tất cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp đó, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản, tài liệu số được thực hiện trong các cuộc giao dịch điện tử hay qua mạng internet.
Những lý do cần sử dụng chữ ký số trong thời đại số hoá
Chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hệ thống luật của Nhà nước. Tất cả mọi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp ngay khi có giấy phép kinh doanh, phải có chữ ký số để hoàn tất các thủ tục về mặt pháp lý.
Doanh nghiệp cần phải có chữ ký số để Kê khai thuế qua mạng
Khi bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020, các Doanh nghiệp cần phải có thiết bị Chữ ký số để sử dụng.
Theo như Quyết định 838/QĐ-BHXH thì bắt buộc đối với các doanh nghiệp/cá nhân cần phải thực hiện các công việc như đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.
Định nghĩa về các loại chữ ký số được sử dụng phổ biến hiện nay
Định nghĩa chữ ký số USB Token
Đây loại chữ ký số sử dụng chiếc USB ký số để tích hợp phần mềm, hiện nay loại này được sử dụng phổ biến nhất.
Để có thể sử dụng được loại chữ ký số USB Token, thì bạn cần phải cài đặt tiện ích ký số trên máy tính. Khi muốn sử dụng, thì USB phải được cắm trực tiếp vào trong chiếc máy tính. Tiếp theo, bạn cần tiến hành đăng nhập vào chữ ký số của mình bằng 1 mã PIN bí mật và tiến hành thực hiện các thao tác giao dịch.
Định nghĩa chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM (đây là tên viết tắt của từ Hardware Security Module) là loại chữ ký số được sử dụng thiết bị HSM để có thể dễ dàng lưu trữ cặp khóa và chứng thư số. Loại này được cài cho các ứng dụng chữ ký số đảm bảo những yêu cầu khắt khe như là phải đạt tốc độ cao, đáp ứng việc xác thực và mã hóa ngay lập tức.
Hiện nay, để có thể cắm vào máy tính hay là một thiết bị độc lập nào khác có kết nối mạng HSM sẽ được sản xuất ở dạng hình thức là một thẻ PCMCIA hay card PCI. Đặc biệt, loại chữ ký số HSM vô cùng tiện lợi, cho phép người dùng có thể dễ dàng cùng lúc thực hiện được hàng nghìn chữ ký, thay vì phải cần 4 – 5 chữ ký như khi sử dụng USB Token.
Định nghĩa chữ ký số SmartCard
Đây là loại chữ số khác biệt hoàn toàn so với loại chữ ký số USB Token và HSM bởi nó được tích hợp ngay trên sim điện thoại. Nhờ đó, người dùng có thể nhanh chóng, dễ dàng thực hiện được tất cả các thao tác ký số ngay trên điện thoại di động của mình mọi lúc mọi nơi.
Tuy nhiên, loại chữ ký số SmartCard vẫn có một hạn chế lớn nhất đó là phải phụ thuộc vào loại SIM mà nhà cung cấp lựa chọn. Đồng thời, khi thuê bao nằm trong khu vực ngoài vùng phủ sóng, người dùng phải chấp nhận rủi ro như không thể thực hiện ký số, ký số chậm,…
2. Chữ ký số thường được sử dụng cho mục đích gì?
Chữ ký số dùng để kê khai
Chữ ký số dùng được dùng phổ biến nhất là ký xuất hóa đơn điện tử, kê khai nộp thuế qua mạng, giao dịch ngân hàng,.. Nói cách khác, trong tất cả các giao dịch chứng từ bằng hình thức online thì đều cần phải sử dụng qua chữ ký số.
Chữ ký số dùng trong việc ký hợp đồng
Chữ ký số ngoài việc được dùng để kê khai thì còn được dùng để ký kết hợp đồng trực tuyến ở các Doanh nghiệp. Trong xu hướng mạng xã hội ngày càng phát triển, với việc sử dụng chữ ký số, thì việc ký hợp đồng từ xa là việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với chữ ký số, thì mọi việc thực hiện các thao tác vô cùng đơn giản, 2 bên đối tác chỉ cần ký vào trong file hợp đồng và sau đó gửi qua Email để hoàn tất mọi thủ tục trên hợp đồng mà không cần tốn thời gian để đi gặp mặt trực tiếp.
Chữ ký số dùng để trao đổi dữ liệu
Sử dụng chữ ký số sẽ giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân và tổ chức, Nhà nước diễn ra được nhanh chóng hơn. Giải pháp này vô cùng hữu hiệu, vừa có thể đảm bảo được tính pháp lý, vừa giúp tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí.
Đặc biệt nhờ vào sự ra đời của chữ ký số, mà tất cả mọi việc ký kết văn bản có thể thuận tiện diễn ra ở bất cứ đâu, mà không hề bị ảnh hưởng gì bởi khoảng cách địa lý.
3. Lợi ích tuyệt vời của việc sử dụng chữ ký số chuyên nghiệp
Sử dụng chữ ký số giúp rút ngắn thời gian giao dịch, tiết kiệm thời gian và công sức
Thay vì phải tốn khá nhiều thời gian, công sức cho việc in ấn tài liệu giấy, rồi chờ đợi bên chuyển phát tài liệu, phải gặp gỡ trực tiếp đối tác hay phải trực tiếp đến các cơ quan nhà nước để các làm thủ tục và thực hiện việc ký tay các giao dịch… thì giờ đây sự xuất hiện của chữ ký số đã giúp cho người dùng loại bỏ triệt để hết tất cả những bất cập đó.
Chữ ký số ra đời đã có vai trò quan trọng trong việc giúp rút ngắn thời gian cho các thủ tục hành chính và các nghiệp vụ có thể kể đến như: hợp đồng, các chứng từ kế toán, các bảng báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…. Người dùng hoàn toàn có thể dễ dàng thực hiện các thao thác ký và giao chuyển tài liệu qua internet mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian, công sức để có mặt tại văn phòng hoặc gặp gỡ đối tác trực tiếp. Bên cạnh đó, với loại chữ ký số từ xa người dùng còn có thể thực hiện việc ký nhiều tài liệu cùng lúc ngay cả trên Smartphone, thiết lập các luồng ký kết, phân quyền xem và ký kết cho tất cả các phòng ban, hay đối tượng cụ thể…
Sử dụng chữ ký số giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả
Nhu cầu về điện tử hóa việc ký và lưu trữ văn bản, tài liệu của các Tổ chức/doanh nghiệp ngày càng phát triển, gia tăng nhanh theo xu hướng công nghệ mới. Theo đó, tất cả các doanh nghiệp/tổ chức sẽ không phải tốn nhiều chi phí cho việc in ấn, chuyển phát, quản lý và lưu trữ hợp đồng, tài liệu giấy theo cách truyền thống như trước đây nữa. Giờ đây, tất cả mọi hoạt động ký kết và lưu trữ các chứng từ, tài liệu, hợp đồng, báo cáo toán,… sẽ được điện tử hóa một cách nhanh chóng, dễ dàng hơn với chữ ký số.
Sử dụng chữ ký số giúp đảm bảo tính an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối
Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến, công nghệ cao bậc nhất hiện nay nhằm giúp đảm bảo không bị rò rỉ các thông tin mật của người dùng ra bên ngoài. Đồng thời, cũng đảm bảo cho thông tin của văn bản, hợp đồng đã ký khi chỉ có người nhận mới có thể mở văn bản, tài liệu có chữ ký số mà không hề bị tác động bởi bên thứ 3.
Sử dụng chữ ký số đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch điện tử
Chữ ký số vẫn có giá trị pháp lý tương đương như với chữ ký tay của cá nhân hay là con dấu của các tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế, trong các cuộc giao dịch trên môi trường internet, thì chữ ký số sẽ được coi là cơ sở để khẳng định về giá trị cũng như về tính minh bạch của các văn bản/tài liệu. Nếu như chẳng may có các vấn đề tranh chấp không đáng có xảy ra, thì các bên tham gia ký số đều phải thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình đối với những nội dung/thông điệp như trong tài liệu đã ký bằng chữ ký số tương đương như tài liệu giấy được ký tay hay đóng dấu.
Sử dụng chữ ký số loại bỏ khả năng giả mạo chữ ký
Trong khi chữ ký tay có khả năng bị giả mạo rất lớn, lên tới 70% thì việc để giả mạo chữ ký số gần như là bất khả thi.
Sử dụng chữ ký số giúp xác định tính toàn vẹn cũng như nguồn gốc của một tài liệu
Chữ ký số cho phép xác định được danh tính của người ký và đảm bảo được tính nguyên vẹn của văn bản gốc. Văn bản/tài liệu sau khi đã ký số thì sẽ không thể thay đổi hay chỉnh sửa. Trong trường hợp nếu như văn bản/tài liệu đã ký số nhưng đã bị tác động hoặc đã chỉnh sửa thì sẽ dẫn đến dữ liệu sẽ bị vô hiệu hóa, thì văn bản/tài liệu đó sẽ không còn giá trị giao dịch nữa.
2. Những đặc điểm cần phải có của chữ ký số chuyên nghiệp
– Chữ ký số có khả năng xác định nguồn gốc: Chữ ký số được tạo ra từ cặp khóa công khai (Public Key) và khóa bảo mật (Private key) lưu trữ thông tin của doanh nghiệp, chính vì vậy mà nó dùng để chứng thực nguồn gốc khi sử dụng chữ ký.
– Chữ ký số có tính bảo mật cao: Mỗi chữ ký số được tạo ra bằng cặp khoá công khai và bải mật, được tại nên từ mã hoá bằng thuật toán trong đó mỗi chữ ký sẽ được tạo tương ứng với một cặp khoá riêng, chứa thông tin riêng và không thể nào có sự trùng lặp được. Chính điều này sẽ đảm bảo tính bảo mật và không bị đánh cắp thông tin bởi hacker.
– Chữ ký số có tính toàn vẹn: Khi sử dụng chữ ký số để ký kết các văn bản, thì quy trình mã hóa sẽ được ẩn trên văn bản, nếu như có bất kỳ tác động sửa đổi nào trên file văn bản sẽ thì mã hóa này sẽ bị xóa và văn bản không còn giá trị nữa. Vì thế, sẽ luôn kiểm tra được văn bản có nội dung chính xác đúng như thời điểm đã ký kết.
– Thông tin trên chữ ký số luôn được xác thực: Chữ ký số được dùng để thay thế cho chữ ký, con dấu của doanh nghiệp. Vì vậy, tất cả các thông tin doanh nghiệp trên chữ ký số luôn luôn được đảm bảo xác thực và hợp pháp khi ký kết các văn quản pháp lý quan trọng.
– Chữ ký số có tính không thể phủ nhận: Chữ ký số không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế được.
Sử dụng chữ ký số có đảm bảo an toàn không?
Một trong những vấn đề được rất nhiều người thắc mắc bên cạnh câu hỏi chữ ký số có bắt buộc không là tính an toàn của chữ ký số. Hiện nay, hình thức ký số phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất là ký qua USB Token với một cặp mã khoá. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm không bị ký khống, hay bị ăn cắp thông tin.
Tuy nhiên, Quý doanh nghiệp cũng không nên chủ quan khi sử dụng dịch vụ chữ ký số. Vì có một số nhà cung cấp dịch vụ chưa đạt chuẩn có thể khiến cho doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối với tính bảo mật của chữ ký số. Doanh nghiệpcần phải tìm hiểu thật kỹ, cân nhắc và chọn lựa nhà cung cấp có uy tín trên thị trường.
3. Các nhà cung cấp chữ ký số uy tín nhất trên thị trường hiện nay
Hiện nay, trên thị trường đã có hơn 15 đơn vị đã được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số có thể kể tên như sau: VIETTEL, VNPT, FPT, NACENCOMM, SAFE-CA,BKAV, CK, VINA, NEWTEL, …Chữ ký số của tất cả các nhà cung cấp này cũng đều được đánh giá là tốt, có mức giá cả vô cùng phải chăng, tính năng sử dụng như nhau, quan trọng là bạn có chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ (hay còn gọi là các Đại lý/CTV chữ ký số) tốt hay không mà thôi. Có 2 yếu tố quan trọng mà bạn cần cân nhắc khi lựa chọn đại lý chữ ký số:
Xét về mức giá của chữ ký số: Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đại lý cạnh tranh không lành mạnh, họ thường rao bán cho doanh nghiệp gói dịch vụ chữ ký số chuyên nghiệp với mức giá thấp hơn các nhà cung cấp khác cùng với hàng loạt các ưu đãi như tặng kèm 500 số hóa đơn, phần mềm bảo hiểm xã hội. Nhưng thực chất để sử dụng được những khuyến mại này, doanh nghiệp cần phải chi trả thêm các chi phí khác để sử dụng như: Chi phí khởi tạo, cài đặt…Vì thế trước khi tìm hiểu về mức giá bán bạn cần lưu ý:
+ Giá bán dịch vụ chữ ký số đó đã có bao gồm VAT hay chưa?
+ Bạn có cần phải chi trả thêm các chi phí như cài đặt, hướng dẫn sử dụng hay không?
+ Giá cuối cùng mà bạn cần phải thanh toán là bao nhiêu?
+ Giá thanh toán đó có kèm theo khuyến mãi nào hay không?
+ Giá gia hạn chữ ký số sau khi sử dụng là cao hay thấp?
Chi phí để sử dụng chữ ký số khoảng từ 2 đến 3 triệu đồng/01 năm (mức giá này còn tuỳ thuộc vào giá của đơn vị cung cấp và thời gian sử dụng).
Xét về dịch vụ hỗ trợ sau bán: Vào mỗi dịp cuối mỗi quý, cuối năm, quá trình kê khai thuế, nộp thuế, BHXH, hải quan điện tử…thường hay xảy ra các vấn đề, sự cố, đại lý/CTV bán chữ ký số cho bạn có nghiệp vụ đủ tốt và sự nhiệt tình để có thể giúp bạn nhanh chóng giải quyết vấn đề không hay đem con bỏ chợ?
4. Nên mua chữ chữ ký số ở đâu uy tín, chuyên nghiệp?
Với kinh nghiệm nhiều năm cung cấp dịch vụ chữ ký số và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, theo đánh giá của chúng tôi, Vin-Ca là một đơn vị chuyên cung cấp chữ ký số uy tín hàng đầu ở Việt Nam, mặc dù mức giá thành cao hơn so với một vài nhà cung cấp khác nhưng chữ ký số của Vin-Ca được đánh giá ổn định và đảm bảo được tính bảo mật cao. Ngoài ra, các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng chữ ký số được Vin-Ca xử lý rất nhanh.
Lựa chọn dịch vụ chữ ký số Vin-Ca, Quý khách hàng sẽ được trải nghiệm các dịch vụ vô cùng hấp dẫn như:
Đội ngũ nhân viên đông, nhiều kinh nghiệm, tư vấn tận tâm, thực hiện nhanh chóng, thuận tiện ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, không bị giới hạn khoảng cách địa lý.
Thực hiện hoàn toàn trên giao dịch nền tảng internet, không cần phải in hồ sơ, giúp tiết kiệm chi phí hành chính.
Tiết kiệm được thời gian di chuyển và chờ đợi.
Thực hiện việc huyển hồ sơ, tài liệu đã ký cho khách hàng, cơ quan quản lý tiện lợi, nâng cao hiệu suất công việc và nhanh chóng.
Nếu Quý doanh nghiệp, Quý công ty của bạn đang có nhu cầu cần tìm kiếm một đơn vị cung cấp chữ ký số chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng, giá rẻ và đảm bảo hết tất cả mọi mặt về các dịch vụ chăm sóc khách hàng và hướng dẫn chi tiết, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn tận tình, chu đáo và giúp bạn dễ dàng đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất.